Chaos

Eine Wunderwaffe & 5 Fragen, um effizient zu arbeiten

Es gibt eine Sache, die wirklich gerecht verteilt ist in dieser Welt: Die Zeit. 

24 Stunden hat jeder von uns pro Tag zur Verfügung nicht mehr und nicht weniger. Außerdem lebst du, wenn du diesen Blog liest, in dem großen Luxus, frei über deine Zeit Verfügung zu können.

OK! Pi mal Daumen musst die 6-8 Stunden schlafen, um fit und leistungsfähig zu sein. Aber das war´s. Über den Rest der Zeit bestimmst du.

Du wirst jetzt vielleicht protestieren, weil du musst ja auch arbeiten gehen und vielen Verpflichtungen nachkommen. Du musst deine Aufgabe erfüllen und deine To-do Liste abarbeiten.
Aber mal ehrlich: Keiner zwingt dich dazu. Keiner peitscht dich in der früh an deinen Arbeitsplatz. Keiner nötig dich dazu, der Tätigkeit nachzugehen, der du gerade nachgehst.

Es steht dir in jedem Augenblick frei, eine Entscheidung zu treffen.
Frei zu entscheiden, welcher Aufgabe du dich annimmst und welcher nicht.
Frei zu entscheiden, wie lange du etwas tun möchtest und mit welcher Intensität und Aufmerksamkeit.

Was dir dabei allerdings leicht in die Quere kommen kann und ein echter Flow- und Produktivitäts-Killer ist: Dein Autopilot!

Das Telefon klingt, du hebst selbstverständlich ab. Ein e-mail poppt auf, du antwortest prompt. Ein Auftrag trudelt ein und du nimmst ihn ungeprüft an. Dein Chef will was, schon springst du. Ein Mitarbeiter braucht deine Hilfe, du erledigst das klarer Weise. Ein Bericht landet auf deinem Tisch und du rechnest jedes Komma nach.

Die Rede ist von Mechanismen, durch die du automatisch auf Reize von außen reagierst und dich aus deinem Flow reißen lässt.
Tschüss, Entscheidungsfreiheit! Tschüss, Produktivität!

Schalte deinen Autopiloten aus und nutze deine magische Wunderwaffe:

Deine Entscheidungsmacht!

Effiziente Aufgabenbewältigung beginnt dort, wo du immer und immer wieder eine bewusste Entscheidung triffst!

Folgende Fragen helfen dir beim Bewältigen deiner Aufgaben den Autopiloten auszuschalten:

1. Bringt diese Aufgabe meine Arbeit voran?

Steckst du deine wertvolle Zeit in erster Linie in Aktivitäten, die wirklich wichtig sind – für dich und für deine Arbeit. Aktivitäten, die dich weiterbringen. Aktivitäten, die dich und dein (Job-)leben bereichern – sei es in finanzieller, seelischer oder emotionaler Hinsicht.

Ja, eine Aufgabe, die dir richtig Spaß macht und dich in eine gute Energie und in deine Power bringt, zählt auch!

2. Ist das eine Aufgabe, die ich anpacken muss und die meiner Position entspricht?

Gib Aufgaben ab, die du nicht unbedingt selbst machen musst.

Nehmen wir einen Manager oder einen Unternehmer, der sich um jeden Kleinkram selbst kümmert und Aufgaben erledigt, für die seine Mitarbeiter zuständig sind. Der hat keine Zeit mehr, für die wirklich wichtigen Aufgaben.

Oder sagen wir, du bist Solo-Selbstständig, sprich Einzelunternehmerin. Auch dann musst du nicht alles selbst machen. Überleg dir, welche Aufgaben du auslagern kannst. Vielleicht suchst du dir jemanden, der die Buchhaltung übernimmt oder sich um deinen Internet-Auftritt kümmert, oder du holst dir eine virtuelle Assistentin für Schreibaufgaben.

Egal, was du jobtechnisch tust: Du kannst auch Aufgaben delegieren, die in deinem Haushalt anfallen, um dich zu entlasten – du gönnst dir z.B: eine Putzfrau oder zwei Nachmittage einen Babysitter. Ja, das kostet etwas, aber das ist nichts gegen den Preis den du bezahlst, wenn deine wahren Prioritäten immer hinten anstehen.

3. Erledige ich diese Aufgabe jetzt oder ist zuerst Wichtigeres dran?

Idealerweise fokussierst du dich auf eine Aufgabe und schaltest alle möglichen Störquellen und Unterbrechungen solange aus, bis du fertig bist oder dein geplantes Pensum erledigt ist.

Die Arbeitswelt ist allerdings selten ideal. Es wird dir also immer wieder passieren, dass du unterbrochen wirst, in dem was du tust.

Auch hier geht es wiederum darum, bewusst zu entscheiden, ob du – nach der Unterbrechung – sofort zu deiner Aufgabe zurückkehrst oder ob sich deine Prioritäten verändert haben und jetzt zuerst Wichtigeres dran ist.

Nicht die Unterbrechung bestimmt, wie du weiterarbeitest.
Du entscheidest! 

4. Wie gehe ich die Aufgabe am besten an?

Welche Rahmenbedingungen helfen dir, deine Aufgabe effizient zu bewältigen?

Hier kann es wieder darum gehen, Störfaktoren auszuschalten. Oder darum, sich an einen ruhigen Ort zurückzuziehen oder sich in ein Café zu setzen und dort zu arbeiten. Letzteres mach ich liebend gerne, um konzentriert zu bloggen – da komm ich am leichtesten in einen Schreib-Flow.

Beim „Wie“ kommt auch der Flow-Kanal ins Spiel – das richtige Maß von Überforderung und Unterforderung.
[Mehr dazu: Der Flow-Kanal]

5. Wie viel Zeit werde ich dieser Aufgabe widmen?

Last but not least ist es für deinen Flow förderlich, vorab festzulegen, wie viel Zeit du für eine Aufgabe aufwenden möchtest. Ein klarer Zeitrahmen hilft dir, deinen Fokus zu halten.

Viele haben allerdings die Tendenz, zu unterschätzen, wie lange eine Aufgabe braucht. Setz dich nicht mit utopischen Zeitvorgaben unnötig unter Stress! Teile deine Aufgabe lieber in kleine Häppchen und schätze realistisch ein, wie lange du brauchen wirst, um diesen Bissen zu verdauen.

Experimentiere mit deiner Wunderwaffe und diesen 5 Fragen.

Ich verspreche dir: Dein Flow-Potenzial und deine Produktivität wächst enorm, sobald du deinen Autopilot ausschaltest und immer und immer wieder ganz bewusste Entscheidungen triffst, was du wann, wie und wie lange tun willst.

Go for flow!
Su Coach

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