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Wie das Eisenhower-Prinzip hilft, Prioritäten zu setzen

To-Do-Listen sind oft so voll wie die Scheune nach der Ernte. Die Spreu vom Weizen zu trennen ist dann eine echte Kunst.

Schauen wir uns also mal an, wie diese Auseinanderklauberei einfacher wird.

Der Ausgangspunkt ist natürlich deine aktuelle To-Do-Liste: ALLE anstehenden Aufgaben auf einem Zettel (oder in einem ausgefeilten System) festzuhalten, ist schon mal ein guter Anfang, um die Dinge zumindest aus dem Kopf zu haben. [Deine Monster-To-do-Liste]

Die richtigen Prioritäten setzen

Jetzt geht´s drum, sich die eigene Energie und Zeit einzuteilen, um diese Punkte im Flow sinnvoll und effizient abzuhaken.
Das heißt, genau zu wissen:

  • was muss jetzt erledigt werden und was hat noch Zeit.
  • was ist wichtig und was darf ich vor lauter To-Dos nicht aus den Augen verlieren.
  • was kann ich delegieren oder vereinfachen.
  • was kann ich streichen oder zumindest reduzieren.

Das Eisenhower-Prinzip

Wer sich mit Zeitmanagement beschäftigt, kommt an Mister Eisenhower nicht vorbei. Der einstige amerikanische Präsident ist Namensgeber für eine der bekanntesten Methoden, um sinnvolle Prioritäten zu setzen. Ein einfaches System, das dir hilft, Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen und sicherzustellen, dass du dich um die Dinge kümmerst, die dich deiner Vision und deinen Zielen wirklich näher bringen.

Falls du das Eisenhower-Prinzip noch nicht kennst:

Nach dem Eisenhower-Prinzip ordnest du deine Aufgaben in vier verschiedene „Schubladen“, und zwar nach den zwei Fragen:

  • Ist das wichtig oder unwichtig?
  • Ist das dringend oder nicht dringend?

Das schaut dann so aus:

Eisenhower

Im Grunde genommen sehr einfach. In der Praxis tauchen dann aber immer wieder Fragezeichen auf, weil eben nicht so klar ist, in welche Schublade eine Aufgabe einzuordnen ist.

In welche Kategorie gehört das?

1. Was ist dringend und wichtig?

Dringendes hat einen Termin oder eine zeitliche Befristung.

So! Jetzt hat heutzutage fast alles einen Termin und ist angeblich „dringend“ und „wichtig“. Und wenn wir nicht aufpassen, ist diese Schublade knallvoll und wir ständig unter Druck.

Eine einfache Frage hilft dir, auszusortieren, was wirklich dringend und wichtig ist:

Was passiert, wenn ich´s nicht in der Zeit erledige?

Etwas Schlimmes! Das hätte negative Konsequenzen für dich, dein Business oder dein Leben! Dann ist der Punkt tatsächlich dringend und wichtig!
Erledige das so schnell wie möglich!

Wenn du so eine Aufgabe vor dir herschiebst, wirkt das in deinem Unterbewusstsein wie eine tickende Bombe.

Bei mir bekommen diese Aufgaben einen roten Punkt. Rot

Deine To-do Liste ist vollgepackt mit roten Punkten? Lauter dringende und wichtige Sachen stehen auf deinem Zettel? Da stimmt was nicht! Es sei denn, du beziehst dein Gehalt als Krisenmanager.

Oder sagen wir so: Wenn du nicht zu den wenigen Menschen gehörst, die Stress und Druck wirklich lieben, ist das ein Flow-Killer! Diese Schublade gehört unbedingt reduziert, wenn du nicht in einem Burn-Out landen willst.

Vielleicht hilft dir noch ein Hinweis, der sich in der Praxis oft herauskristallisiert:

Wichtige Aufgaben sind selten dringend und dringende Aufgaben selten wirklich wichtig.

2. Was ist dringend und unwichtig?

Das sind Aufgaben, die erledigt gehören, und zwar bis zu einem bestimmten Zeitpunkt oder innerhalb eines Zeitrahmens. Halten wir fest: Die Welt würde nicht untergehen, wenn es vielleicht ein wenig länger dauert.

Klassische Beispiele dazu sind: E-Mails beantworten, die Buchhaltung machen, ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag erstellen, einen Vertrag rausschicken, den Monatsbericht abliefern,…

Bei mir bekommen diese Aufgaben einen grünen Punkt. Grün

Oft sind das Aufgaben, die immer wiederkehren. Idealerweise kannst du einiges davon delegieren oder auslagern. Ja, ich weiß, das geht nicht immer, aber öfters als du vielleicht denkst.

Was jedenfalls meist bei einigen dieser Punkt geht: System reinbringen!
Du musst das Rad nicht jedes Mal neu erfinden und kannst den Ablauf erheblich beschleunigen, wenn du gut organisiert bist und auf ein fixes System zurückgreifen kannst.

3. Was ist wichtig und (leider!) nicht dringend?

Das sind alle Aufgaben, die dich, dein Business oder dein Leben wirklich weiterbringen!

Diese wichtigen Punkte haben in der Regel keinen unmittelbaren Zeitdruck, benötigen aber Zeit.

Und zwar Zeit, in der du dich wirklich konzentrieren und fokussieren kannst. Die lassen sich nicht so nebenbei oder zwischen zwei „Feuerwehreinsätzen“ erledigen. Und genau deswegen, bleiben diese Aufgaben leider oft auf der Strecke.

Klassischer Weise werden hier so Aufgaben angeführt wie: Strategische Überlegungen, die Geschäftsentwicklung, langfristige Ziele, Marketing, Fortbildungen… Das kann aber auch so etwas wie „Quality Time mit deinen Liebsten“ sein.

Ich hab noch einen anderen Tipp für Dir:
Um das Wichtige herauszufiltern, stell dir die Frage:

Was bringt´s mir, meinem Business oder meinem Leben?

Wichtig sind Aufgaben dann, wenn sie z.B.: Wachstum bringen, Problemursachen lösen, die Dinge vereinfachen, Freude machen, das innere Feuer dafür brennt oder ein wichtiges Bedürfnisses dadurch erfüllt wird.

Aber was rede ich da? Du bestimmst natürlich, was für dich in dieser Hinsicht wichtig ist und was dir eine Aufgabe à la longue bringen soll, damit sie als wichtig eingestuft wird.

Bei mir bekommen diese Aufgaben einen orangen Punkt. Orange

Wenn du Freude an deinem Tun haben und oft im Flow sein willst, dann setzt du am besten alles daran, möglichst viel Zeit und Energie in Aufgaben aus dieser Schublade zu stecken.

Setz dir Termine – heilige und unantastbare Termine – für diese Aufgaben!

Woher die Zeit nehmen? Das kannst du schon einmal dadurch erreichen, dass du aufhörst deine Energie im 4. Bereich zu verschleudern.

4. Zu guter Letzt: Was ist unwichtig und nicht dringend?

Bleiben noch die Aufgaben über, die weder wichtig noch dringend sind. Ja, du ahnst es vielleicht schon: Das sind Aufgaben, die du gar nicht unbedingt erledigen musst.

Schau dir mal genau, wo du deine Zeit und Energie mit Dingen verplemperst, die eigentlich für die Katz sind: Was steht auf deiner To-do-Liste, was dir nichts bringt. Genau genommen nur Zeit- und Energieverschwendung ist.

Die klassische Empfehlung für diese Schublade lautet: Streich diese Dinge! 

Die Aufgaben dieser Kategorie, die ich nicht streiche, bekommen einen grauen Punkt. Grau

Je weniger Zeit und je mehr Stress du hast, desto wichtiger ist es, die Streich-Regel zu befolgen oder die grauen Punkte zu ignorieren. Auch wenn du anfangs dabei ein mulmiges Gefühl hast. Denk daran:

Mit dieser Schublade verschwendest du Zeit und Energie, die du für wichtige und/oder dringende Dinge nicht mehr hast!

Noch mal bildlich zusammengefasst:

Eisenhower2

Die Vorteile des Eisenhower-Prinzips

Mit diesen 4 Schubladen kannst du erheblich stressfreier, effizienter und effektiver arbeiten, denn:

  • Es fällt dir leicht zu entscheiden, was du wann anpacken musst. Dein Kopf wird dir dadurch erheblich weniger Stress verursachen.
  • Du merkst, wenn du ständig Feuerwehr spielst und kannst gegensteuern.
  • Du merkst, wenn du deine Zeit und Energie mit Unwichtigem vergeudest und kannst diese Dinge reduzieren.
  • Das Wichtigste: Du verlierst das Wichtigste nicht aus den Augen!

Go for flow!
Su Coach

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