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Effizient arbeiten: 5 Fragen, um entspannt mehr zu schaffen

Es gibt eine Sache, die wirklich gerecht verteilt ist in dieser Welt:

Die Zeit. 

24 Stunden hat jeder von uns pro Tag zur Verfügung – nicht mehr und nicht weniger. Wenn Sie diesen Blog lesen, leben Sie außerdem in dem großen Luxus, frei über Ihre Zeit entscheiden zu können.

OK! Pi mal Daumen müssen Sie 6-8 Stunden schlafen, um fit und leistungsfähig zu sein. Aber das war´s. Über den Rest der Zeit bestimmen Sie.

Vielleicht protestieren Sie gerade. Sie müssen ja auch arbeiten gehen und vielen Verpflichtungen nachkommen. Sie müssen Ihre Aufgabe erfüllen und Ihre To-do Liste abarbeiten.

Aber mal ehrlich: Keiner zwingt Sie dazu. Keiner peitscht Sie in der Früh an Ihren Arbeitsplatz. Keiner nötig Sie, der Tätigkeit nachzugehen, der Sie gerade nachgehen. Letzten Endes tun Sie das freiwillig – auch, wenn es sich gerade nicht so anfühlt.

Es steht Ihnen in jedem Augenblick frei, eine Entscheidung zu treffen.
Frei zu entscheiden, welcher Aufgabe Sie sich annehmen und welcher nicht.
Frei zu entscheiden, wie lange Sie etwas tun möchten und mit welcher Intensität und Aufmerksamkeit.

Vielleicht sehen Sie sich manchmal zu etwas gezwungen; durch äußere Umstände in Ihrer Entscheidungsfreiheit eingeschränkt. Mag sein.
Was Ihnen allerdings viel öfter in die Quere kommt und ein echter Flow- und Produktivitäts-Killer ist:

Ihr Autopilot.

Das Telefon klingt, Sie heben selbstverständlich ab. Ein e-mail poppt auf, Sie antworten prompt. Ein Auftrag trudelt ein, Sie nehmen ihn ungeprüft an. Ihr Chef will was, Sie springen schon. Ein Mitarbeiter braucht Ihre Hilfe, Sie erledigen das klarer Weise. Ein Bericht landet auf Ihrem Tisch, Sie rechnen jedes Komma nach.

Die Rede ist von Mechanismen, durch die Sie automatisch auf Reize von außen reagieren und sich aus Ihren Flow reißen lassen.

Tschüss, Entscheidungsfreiheit! Tschüss, Produktivität!

Schalten Sie Ihren Autopiloten aus und nutzen Sie Ihre magische Wunderwaffe: Ihre Entscheidungsmacht.

Effizientes Arbeiten braucht bewusste Entscheidungen

Effiziente Aufgabenbewältigung beginnt dort, wo Sie immer und immer wieder eine bewusste entscheiden.

Um beim Bewältigen Ihrer Aufgaben den Autopiloten auszuschalten, fragen Sie sich:

1. Bringt diese Aufgabe meine Arbeit voran?

Stecken Sie Ihre wertvolle Zeit in erster Linie in Aktivitäten, die wirklich wichtig sind. Aktivitäten, die Sie weiterbringen. Aktivitäten, die Sie und Ihr (Job-)leben bereichern – sei es in finanzieller, seelischer oder emotionaler Hinsicht. Aktivitäten, mit denen Sie etwas bewirken und Ihren Beitrag leisten.

Ja, eine Aufgabe, die Ihnen richtig Spaß macht und Sie in eine gute Energie und in Ihre Power bringt, zählt auch.

2. Ist das eine Aufgabe, die ich anpacken muss und die meiner Position entspricht?

Geben Sie Aufgaben ab, die Sie nicht unbedingt selbst machen müssen.

Wenn Sie sich als Manager oder Unternehmer um jeden Kleinkram selbst kümmern und Aufgaben erledigt, für die Ihre Mitarbeiter zuständig sind, bleibt Ihnen keine Zeit, für die wirklich wichtigen Aufgaben.

Auch als Solo-Unternehmer müssen Sie nicht alles selbst machen. Überlegen Sie sich, welche Aufgaben Sie auslagern können. Vielleicht suchen Sie sich jemanden, der die Buchhaltung übernimmt oder sich um Ihren Internet-Auftritt kümmert, oder Sie holen sich eine virtuelle Assistentin für Schreibaufgaben.

Egal, was Sie jobtechnisch tun: Sie können auch Aufgaben delegieren, die im Haushalt anfallen, um sich zu entlasten. Gönnen Sie sich z.B: eine Putzfrau oder zwei Nachmittage einen Babysitter. Ja, das kostet etwas, aber das ist nichts gegen den Preis den Sie bezahlen, wenn Ihre wahren Prioritäten immer hinten anstehen.

3. Erledige ich diese Aufgabe jetzt oder ist zuerst Wichtigeres dran?

Idealerweise fokussieren Sie sich auf eine Aufgabe und schalten alle möglichen Störquellen und Unterbrechungen solange aus, bis Sie fertig sind oder Ihr geplantes Pensum erledigt ist.

Die Arbeitswelt ist allerdings selten ideal. Es wird  immer wieder passieren, dass Sie unterbrochen werden. Abgelenkt von Ihrer Aufgabe.

Wiederum geht es darum, bewusst zu entscheiden, was Sie jetzt tun: Ob Sie – nach der Unterbrechung – sofort zu Ihrer Aufgabe zurückkehren oder ob sich Ihre Prioritäten verändert haben und jetzt zuerst Wichtigeres dran ist.

Nicht die Unterbrechung bestimmt, wie Sie weiterarbeiten.
Sie entscheiden. 

4. Wie gehe ich die Aufgabe am besten an?

Welche Rahmenbedingungen helfen Ihnen, Ihre Aufgabe effizient zu bewältigen?

Hier kann es wieder darum gehen, Störfaktoren auszuschalten. Oder darum, sich an einen ruhigen Ort zurückzuziehen oder sich in ein Café zu setzen und dort zu arbeiten. Letzteres mache ich liebend gerne, um konzentriert zu bloggen – da komme ich am leichtesten in einen Schreib-Flow.

Beim “Wie” kommt auch der Flow-Kanal ins Spiel – das richtige Maß von Überforderung und Unterforderung.
[Mehr dazu: Der Flow-Kanal]

5. Wie viel Zeit werde ich dieser Aufgabe widmen?

Last but not least ist es für Ihren Flow förderlich, vorab festzulegen, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe aufwenden möchten. Ein klarer Zeitrahmen hilft Ihnen, Ihren Fokus zu halten.

Ich habe die Tendenz, zu unterschätzen, wie lange eine Aufgabe braucht. Daher mein Rat: Setzen Sie sich nicht mit utopischen Zeitvorgaben unnötig unter Stress.
Von vornherein großzügig zu sein und mehr Zeit einzuplanen als nötig, ist allerdings ineffizient:  Sie brauchen dann nämlich auch länger nötig.

Teilen Sie Ihre Aufgabe in kleine Häppchen und schätzen Sie realistisch ein, wie lange es dauert, um diesen “Bissen” effizient abzuarbeiten.

Experimentieren Sie mit Ihrer Entscheidungsmacht und diesen 5 Fragen.

Ich verspreche Ihnen: Ihr Flow-Potenzial und Ihre Produktivität wachsen enorm, sobald Sie Ihren Autopilot ausschalten und immer und immer wieder bewusst  entscheiden, was Sie wann, wie und wie lange tun wollen.

Go for flow!
Su Busson

Thank you for sharing!

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