Eisenhower-Prinzip Kategorien

Wie das Eisenhower-Prinzip hilft, Prioritäten zu setzen

To-Do-Listen sind oft so voll wie die Scheune nach der Ernte. Die Spreu vom Weizen zu trennen ist eine Kunst.

Schauen wir uns an, wie diese Auseinanderklauberei einfacher wird. Wie Sie entscheiden, was Priorität hat und was nicht.

Der Ausgangspunkt ist natürlich Ihre aktuelle To-Do-Liste: ALLE anstehenden Aufgaben auf einem Zettel (in einem hübschen Buch oder ausgefeilten System) festzuhalten, ist ein guter Anfang, um die Dinge aus dem Kopf zu haben. [So schreiben Sie Ihre Monster-To-do-Liste]

Die richtigen Prioritäten setzen

Jetzt geht´s drum, sich die eigene Energie und Zeit einzuteilen, um diese Punkte im Flow sinnvoll und effizient abzuhaken.

Das heißt, genau zu wissen:

  • was muss jetzt erledigt werden und was hat noch Zeit.
  • was ist wichtig und was darf ich vor lauter To-Dos nicht aus den Augen verlieren.
  • was kann ich delegieren oder vereinfachen.
  • was kann ich streichen oder zumindest reduzieren.

Das Eisenhower-Prinzip

Wer sich mit Zeitmanagement beschäftigt, kommt an Mister Eisenhower nicht vorbei. Der 34. Präsident der Vereinigten Staaten ist Namensgeber für eine der bekanntesten Methoden, um sinnvoll Prioritäten zu setzen. Ein einfaches System, um Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen und sicherzustellen, dass Sie sich um die Dinge kümmern, die Sie Ihrer Vision und Ihren Zielen näher bringen.

Die 4 Kategorien des Eisenhower-Prinzips:

Nach dem Eisenhower-Prinzip ordnen Sie Ihre Aufgaben in vier verschiedene “Schubladen”, und zwar nach den zwei Fragen:

  • Ist das wichtig oder unwichtig?
  • Ist das dringend oder nicht dringend?

Das schaut dann so aus:

Eisenhower

Im Grunde genommen sehr einfach. In der Praxis tauchen aber immer wieder Fragezeichen auf. Oft ist nicht klar, in welche Schublade eine Aufgabe einzuordnen ist.

In welche Kategorie gehört das?

1. Was ist dringend und wichtig?

Dringendes hat einen Termin oder eine zeitliche Befristung.

So! Jetzt hat heutzutage fast alles einen Termin und ist angeblich „dringend“ und “wichtig”. Wenn wir nicht aufpassen, ist diese Schublade knallvoll und wir ständig unter Druck.

Eine einfache Frage hilft Ihnen, auszusortieren, was wirklich dringend und wichtig ist:

Was passiert, wenn ich das nicht in der Zeit erledige?

Etwas Schlimmes! Das hätte negative Konsequenzen für Sie, für Ihr Business oder Ihr Leben! Dann ist der Punkt tatsächlich dringend und wichtig!
Erledigen Sie das so schnell wie möglich!

Wenn Sie so eine Aufgabe aufschieben, wirkt das in deinem Unterbewusstsein wie eine tickende Bombe.

Bei mir bekommen diese Aufgaben einen roten Punkt. Rot

Ihre To-do Liste ist vollgepackt mit roten Punkten? Lauter dringende und wichtige Sachen stehen auf Ihrem Zettel?

Da stimmt etwas nicht!

Es sei denn, Sie beziehen Ihr Gehalt als Krisenmanager. Oder sagen wir so: Wenn Sie nicht zu den wenigen Menschen gehören, die Stress und Druck liiieben, ist das ein Flow-Killer. Diese Schublade gehört unbedingt reduziert, wenn Sie nicht in einem Burn-Out landen wollen.

Noch ein Hinweis, der sich in der Praxis oft herauskristallisiert:

Wichtige Aufgaben sind selten dringend und dringende Aufgaben selten wirklich wichtig.

2. Was ist dringend und unwichtig?

Das sind Aufgaben, die erledigt gehören, und zwar bis zu einem bestimmten Zeitpunkt oder innerhalb eines Zeitrahmens. Halten wir fest: Die Welt würde nicht untergehen, wenn es vielleicht ein wenig länger dauert.

Klassische Beispiele sind: Kundenanfragen beantworten, ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag erstellen, einen Vertrag rausschicken, den Monatsbericht abliefern, die Buchhaltung machen, … (Ja, manchmal kann einer diese Punkte wichtig sein, aber meist geht es nicht um die Wurst.)

Bei mir bekommen diese Aufgaben einen grünen Punkt. Grün

Oft sind das Aufgaben, die immer wiederkehren. Idealerweise können Sie einiges davon delegieren oder auslagern. Das geht vielleicht öfters als Sie denken.

Was bei diesen wiederkehrenden Punkten geht: System reinbringen!
Sie müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden und können den Ablauf erheblich beschleunigen, wenn Sie gut organisiert sind und auf ein fixes System zurückgreifen können.

3. Was ist wichtig und (leider!) nicht dringend?

Das sind alle Aufgaben, die Sie, Ihr Business oder Ihr (Job-)Leben wirklich weiterbringen.

Diese wichtigen Punkte haben in der Regel keinen unmittelbaren Zeitdruck, benötigen aber Zeit.

Und zwar Zeit, in der Sie konzentriert und fokussiert sind. Die lassen sich nicht so nebenbei oder zwischen zwei „Feuerwehreinsätzen“ erledigen. Genau deswegen, bleiben diese Aufgaben leider oft auf der Strecke.

Klassischer Weise sind das Aufgaben wie: Strategische Überlegungen, die Geschäftsentwicklung, langfristige Ziele, Marketing, Fortbildungen… Das kann aber auch so etwas wie “Quality Time mit Ihren Liebsten” sein.

Noch einen Tipp von mir: Um das Wichtige herauszufiltern, stellen Sie sich die Frage:

Was bringt´s mir, meinem Business oder meinem Leben?

Wichtig sind Aufgaben, wenn sie z.B.: Wachstum bringen, Problemursachen lösen, die Dinge vereinfachen, Freude machen, das innere Feuer dafür brennt oder ein wichtiges Bedürfnisses dadurch erfüllt wird.

Aber was rede ich da? Sie bestimmen natürlich, was für Sie in dieser Hinsicht wichtig ist und was Ihnen eine Aufgabe à la longue bringen soll, damit sie als wichtig eingestuft wird.

Bei mir bekommen diese Aufgaben einen orangen Punkt. Orange

Wenn Sie Freude an Ihrem Tun haben und oft im Flow arbeiten wollen, setzen Sie alles daran, möglichst viel Zeit und Energie in Aufgaben aus dieser Schublade zu stecken.

Setzen Sie Termine – heilige und unantastbare Termine – für diese Aufgaben!

Wenn Sie diese Termine in Ihre Highlight-Zeit legen, können Sie Ihre Produktivität mühelos steigern.
In diesem Zeitfenster müssen Sie Ihren Autopilot ausschalten und dürfen sich nicht ständig von anderen Dingen ablenken lassen, um effizient arbeiten zu können.
Termine, gut und schön. Aber oft fehlt Ihnen dann zu dem festgesetzten Termin der Flow, um das Wichtige produktiv und fokussiert anzugehen? Kenne ich. Das hilft: To-do-Liste erstellen für Kreative.

Soweit so gut. Aber wo finde Sie die Zeit für Wichtiges, wenn Ihr Terminkalender voll ist? Am besten, in dem Sie aufhören Zeit und Energie im 4. Bereich zu verschleudern.

4. Zu guter Letzt: Was ist unwichtig und nicht dringend?

Bleiben noch die Aufgaben über, die weder wichtig noch dringend sind. Aufgaben, die Sie gar nicht unbedingt erledigen müssen.

Schauen Sie, wo Sie Ihre Zeit und Energie mit Dingen verplempern, die eigentlich für die Katz sind: Was steht auf Ihrer To-do-Liste, was Ihnen nichts bringt. Genau genommen nur Zeit- und Energieverschwendung ist.

Was sind Punkte, die in die Kategorie “Das sollte ich…”, “Das müsste ich eigentlich…”, “XY macht das …” X sagt, dass ich das machen sollte…” fallen. Müsste und Sollte verursachen  ein schlechtes Gewissen und rauben die Kraft für das Wesentliche.

Die klassische Empfehlung für diese Schublade lautet:
Streichen Sie diese Dinge! 

Die Aufgaben dieser Kategorie, die ich nicht streiche, bekommen einen grauen Punkt. Grau

Je weniger Zeit und je mehr Stress Sie haben, desto wichtiger ist es, die Streich-Regel zu befolgen oder die grauen Punkte zu ignorieren. Auch wenn Sie anfangs dabei ein mulmiges Gefühl haben. Denken Sie daran:

Mit dieser Schublade verschwenden Sie Zeit und Energie, die Sie für wichtige und/oder dringende Dinge nicht mehr haben!

Noch mal bildlich zusammengefasst:

Eisenhower2

Die Vorteile des Eisenhower-Prinzips

Mit diesen 4 Schubladen können Sie erheblich stressfreier, effizienter und effektiver arbeiten:

  • Es fällt Ihnen leicht zu entscheiden, was Sie wann anpacken müssen. Ihr Kopf wird Ihnen dadurch erheblich weniger Stress verursachen.
  • Sie merken, wenn Sie ständig Feuerwehr spielen und können gegensteuern.
  • Sie erkennen, wenn Sie Ihre Zeit und Energie mit Unwichtigem vergeuden und können diese Dinge reduzieren.
  • Das Wichtigste: Sie verlieren das Wichtigste nicht aus den Augen!

Go for flow!
Su Coach

Thank you for sharing!

, , ,

No comments yet.

Schreibe einen Kommentar